1 Aftalens parter og grundlag
1.1 Samarbejdsaftalen indgås mellem det udførende menighedsråd: Hammel Menighedsråd, og det/de bestillende menighedsråd: Voldby Menighedsråd, Lading Menighedsråd, Røgen-Sporup Menighedsråd og Søby Menighedsråd, Favrskov provsti, Aarhus Stift.
1.2 Aftalen er indgået i henhold til § 42a, i bekendtgørelse nr. 1299 af 8. november 2023 af lov om menighedsråd.
2 Formål
2.1 Formålet med samarbejdet er at opnå en fleksibel anvendelse af ressourcerne, skabe en attraktiv arbejdsplads med et højt fagligt niveau og med mulighed for sparring samt at samle alle driftsmæssige og administrative opgaver omkring personregistrering og borgerbetjening ét sted.
Arbejdsopgaverne fastsættes i en fælles arbejdsbeskrivelse for de samarbejdende sogne.
3 Samarbejdets indhold
3.1 Dette samarbejde indebærer, at Hammel menighedsråd varetager alle opgaver med personregistrering (herunder civil-registrering og kirkelige registreringer) samt borgerbetjening i sognene.
Arbejdet sker i tæt samarbejde med og under tilsyn af de kirkebogsførende sognepræster.
4 Personaleforhold
4.1 Alle medarbejdere omfattet af dette samarbejde ansættes ved Hammel menighedsråd.
4.2 Hammel menighedsråd er ansættelsesmyndighed og har den daglige ledelse og instruktionsbeføjelse af medarbejderne, hvorfor medarbejderne refererer til dette menighedsråds kontaktperson og/eller daglig leder samt de kirkebogsførende sognepræster.
4.3 Er der personaleforhold i de/det bestillende menighedsråd, der ønskes drøftes, rettes der henvendelse til Hammel Menighedsråd og dennes kontaktperson og/eller daglig leder.
4.4 Ved ansættelse og ved væsentlige stillingsændringer deltager foruden kontaktperson og/eller daglig leder repræsentanter fra de samarbejdende menighedsråd sammen med Hammel menighedsråd.
5 Finansiering
5.1 Samarbejdets økonomi administreres gennem og afholdes af Hammel menighedsråds kirkekasse.
Afregningen foregår over ligningen til det udførende menighedsråds kirkekasse.
Udgifter i forbindelse med eventuel længerevarende sygemelding og andre uforudsete udgifter søges dækket hos provstiet.
5.2 Hvert år i foråret udarbejder Hammel menighedsråd budget og regnskab for samarbejdet, som foreligges menighedsrådene. Der udarbejdes kvartalsvise budgetopfølgninger til menighedsrådene. Eventuelle løbende tilpasninger af budgettet forudsætter enighed blandt rådene.
6 Tilsyn
6.1 De deltagende menighedsråd fører tilsyn med dette samarbejde og at vilkårene i denne vedtægt overholdes.
7 Optagelse i samarbejdet
7.1 Øvrige menighedsråd i provstiet kan optages i samarbejdet, såfremt de samarbejdende menighedsråd er enige om det.
7.2 Ved menighedsråds optagelse i samarbejdet udarbejdes et tillæg til vedtægten.
8 Uenighed om fortolkning af vedtægten
8.1 Eventuelle uoverensstemmelser opstået mellem menighedsrådene om vilkårene for dette samarbejde søges først løst i samarbejde mellem menighedsrådene. Uenigheder kan indbringes for biskoppen.
9 Ændringer i vedtægten
9.1 Der kan foretages ændringer i vedtægten, såfremt de deltagende menighedsråd er enige herom.
10 Udtræden og ophævelse af samarbejdet
10.1 Et menighedsråd kan opsige sin deltagelse i samarbejdet med 12 måneders varsel til udgangen af et kalenderår. Et menighedsråd kan udtræde af samarbejdet med kortere varsel, såfremt de øvrige menighedsråd samtykker heri.
10.2 Et udtrædende menighedsråd vedbliver at hæfte for sin forholdsmæssige andel af de samlede udgifter på udtrædelsestidspunktet, indtil denne forpligtelse er afviklet.
11 Ikrafttræden og offentliggørelse
11.1 Denne samarbejdsaftale træder i kraft den
Stk. 2. Vedtægten er tilgængelig på Aarhus Stifts hjemmeside
Vedtægten kan rekvireres fra de samarbejdende menighedsråd
Underskrevet af de 5 menighedsrådsformænd, august 2024
Vedtægten kan downloades som pdf ved at trykke på linket her
