Lovgrundlag
Samarbejdet om fælles kontor etableres på grundlag af § 42a. i Lov om menighedsråd.
§ 1 Deltagerkreds
Deltagerne i det fælles kontor er følgende menighedsråd i Aarhus Nordre Provsti:
Egå, Elev, Elsted, Hjortshøj, Lystrup, Risskov, Skejby-Lisbjerg, Skelager, Skæring, Skødstrup, Spørring, Todbjerg-Mejlby, Trige, Vejlby, Ølsted.
§ 2 Formål
Samarbejdet har til formål:
- At sikre menighedsrådene en kvalificeret udførelse af de kerneopgaver der til enhver tid fremgår af §1, stk. 2 i Protokollat for kordegne, som for tiden er: personregistrering, betjening af kirkekontor, sekretærfunktion for præster og menighedsråd, kommunikationsopgaver, regnskabsfunktion og administrative koordineringsopgaver under menighedsrådenes ansvarsområde.
- At ansætte og administrere kvalificerede medarbejdere til varetagelse af regnskabsførelse for de deltagende menighedsråd samt kirkekontorets opgaver.
- At fremme fordelene ved samdrift såvel økonomisk som kvalitetsmæssigt.
§ 3 Hjemsted
Det fælles kontor har hjemsted i Lisbjerg Sognegård, Jørgen Clevins Gade 33, Lisbjerg, 8200 Aarhus N.
§ 4 Ydelser
Ydelserne fremgår af et særskilt bilag.
De nuværende opgaveaftaler med de enkelte menighedsråd videreføres.
Ydelser kan løbende tilkøbes med et varsel jf. §11, stk. 1.
Ydelser kan udtages med et varsel jf. §11, stk. 2.
Der skal foreligge en konkret opgaveaftale for hver af de deltagende menighedsråd.
§ 5 Organisation
Samarbejdet, herunder det fælles kontor ledes af en bestyrelse bestående af 5 medlemmer. 4 læge og 1 præst (kbf).
Bestyrelsen handler på menighedsrådenes vegne.
Bestyrelsen er beslutningsdygtige ved fremmøde af 3 bestyrelsesmedlemmer.
Afdelingslederen deltager i bestyrelsens møder med taleret.
Medarbejderne kan vælge en repræsentant til deltagelse i bestyrelsens møder. Medarbejderrepræsentanten deltager på samme vilkår som gælder for medarbejderrepræsentanter i folkekirken.
Stk. 2
Valgbare til bestyrelsen er menighedsrådsmedlemmer og præster (kbf) i de i samarbejdet deltagende menighedsråd.
Stemmeberettigede er de deltagende menighedsråd.
Præsterne vælger selv deres bestyrelsesmedlem og suppleant inden det afsluttende budgetsamråd.
Valg til bestyrelse sker på det afsluttende budgetsamråd efter stemmeflerhed. Det enkelte menighedsråds stemme vægtes i forhold til antal af valgte medlemmer i de enkelte råd.
Der stemmes på det antal kandidater der skal vælges til bestyrelsen.
Første gang sker valg til bestyrelse på det indledende budgetsamråd den 1. marts 2023.
Der vælges 2 suppleanter efter samme retningslinjer som valg af bestyrelsesmedlemmer. Suppleanterne prioriteres efter stemmevægt.
Genvalg kan finde sted.
Stk. 3
Bestyrelsen konstituerer sig én gang årligt efter samme retningslinjer som for menighedsråd med formand, næstformand, kontaktperson og kasserer.
Valgperioden følger valgperioden for valg til provstiudvalg.
Valgperioden er 4 år. Første gang løber valgperioden frem til udgangen af nuværende valgperiode, den 31. oktober 2025.
Genvalg kan finde sted.
Stk. 4
Udtræder et medlem af bestyrelsen i løbet af valgperioden indtræder en suppleant.
Suppleanten indtræder i det udtrådte medlems plads.
§ 6 Bestyrelsesmøder
De i Lov om menighedsråd § 24 stk. 1-5, § 25, § 26 og § 28 nævnte regler om beslutningsdygtighed, afstemninger, førelse af beslutningsprotokol, særstandpunkter og inhabilitet finder tilsvarende anvendelse for bestyrelsen for det fælles kontor.
Stk. 2
Der afvikles mindst 4 møder årligt.
Stk. 3
Bestyrelsen indkalder en gang årligt samtlige menighedsråd omfattet af denne vedtægt til et orienteringsmøde.
§ 7 Ansvar
Bestyrelsen har i samarbejde med de ansatte på det fælles kontor ansvar for at opfylde samarbejdets formål og at ydelserne er i overensstemmelse med det aftalte.
Stk. 2
Bestyrelsen er ansvarlig som arbejdsgiver på vegne af de deltagende menighedsråd.
Medarbejderne refererer til en afdelingsleder, der i det daglige varetager arbejdsgiverfunktionen.
Afdelingslederens beføjelser er beskrevet i en jobbeskrivelse.
§ 8 Økonomi og finansiering
Provstiudvalget tildeler ligning til kontorets drift efter samme retningslinier som til menighedsråd i overensstemmelse med Lov om Folkekirkens Økonomi §1, ar. 1-2.
Regnskabsåret for det fælles kontor er kalenderåret.
Stk. 2
Driftsomkostningerne afholdes af de deltagende menighedsråd, men reguleres over ligningsmidlerne.
Stk. 3
Bestyrelsen har på de deltagende menighedsråds vegne det overordnede ansvar for samarbejdets økonomi, der omfatter drifts- og lønningsudgifter, og udarbejder et særligt budget og regnskab for det fælles kontor. Dette indsendes til provstiudvalgets godkendelse i forbindelse med den øvrige budgetprocedure.
§ 9 Tilsyn
Tilsyn med den økonomiske forvaltning i det fælles kontor varetages af Aarhus Nordre Provstiudvalg. De deltagende menighedsråd fører tilsyn med samarbejdet og at vilkårene i denne vedtægt overholdes.
Stk. 2
Aarhus Nordre Provstiudvalg træffer afgørelse om uenighed om vedtægtens fortolkning.
§ 10 Vedtægtsændringer
Alle tilsluttede menighedsråd og bestyrelsen kan komme med forslag til ændringer i vedtægten for det fælles kontor.
Stk. 2
Forslag til vedtægtsændringer fremsendes til bestyrelsens formand.
Stk. 3
En første behandling finder sted på et bestyrelsesmøde, hvorefter forslaget vedlagt bestyrelsens bemærkninger fremsendes til samtlige menighedsråd, der deltager i samarbejdet.
Stk. 4
For ændring af vedtægterne kræves, at mindst 2/3 af de tilsluttede menighedsråd skriftligt tilkendegiver at være for ændringen. Undtaget herfor er vedtægternes § 1, som kan reguleres administrativt, når råd indtræder/udtræder af samarbejdet.
Stk. 5
Vedtægterne kan ikke ændres i strid med gældende love og bekendtgørelser mv.
§ 11 Indtræden og udtræden
Samarbejdet er åbent for alle menighedsråd i Aarhus Nordre Provsti. Menighedsråd kan tilslutte sig det fælles kontor med 1 måneds varsel. Bestyrelsen kan vælge at nedsætte varslet.
Stk. 2
Et menighedsråd kan beslutte at udtræde af samarbejdet. Udtræden kan ske med mindst 7 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår, således at alle aktiver forbliver i det tilbageværende samarbejde.
§ 12 Opløsning af samarbejdet
Menighedsrådene kan med 2/3 flertal på et budgetsamråd, beslutte at opløse samarbejdet med mindst 7 måneders varsel inden udgangen af et regnskabsår.
Stk.2
I tilfælde af opløsning af samarbejdet tilfalder aktiverne provstiudvalgskassen i Aarhus Nordre Provsti.
§ 13 Ikrafttræden
Vedtægten behandles af de deltagende menighedsråd på et menighedsrådsmøde.
Vedtægten træder i kraft når 2/3 af de deltagende menighedsråd har tilsluttet sig vedtægten.
Vedtægten underskrives på budgetsamrådet den 1. marts 2023.
Denne vedtægt erstatter alle tidligere vedtægter for det fælles kirkekontor og regnskabskontor.
Alle nuværende opgaveaftaler videreføres.
§ 14 Offentliggørelse
Vedtægterne for det fælles kontor offentliggøres på Aarhus Stifts hjemmeside og kan rekvireres ved henvendelse til Aarhus Nordre Provstikontor.
Underskrevet på budgetsamrådet den 29.maj 2024.
Egå Menighedsråd
Elev Menighedsråd
Elsted Menighedsråd
Hjortshøj Menighedsråd
Lystrup Menighedsråd
Risskov Menighedsråd
Skejby-Lisbjerg Menighedsråd
Skelager Menighedsråd
Skæring Menighedsråd
Skødstrup Menighedsråd
Spørring Menighedsråd
Todbjerg-Mejlby Menighedsråd
Trige Menighedsråd
Vejlby Menighedsråd
Ølsted Menighedsråd
Vedtægten kan downloades som pdf ved at trykke på linket her
