Fem menighedsråd: Sådan håndterer vi problemer og skaber sunde arbejdsmiljøer

Åbenhed, en tilgængelig kontaktperson, tydelige arbejdsgange, udviklingsmuligheder og 'dynger af kaffe.' Fem menighedsrådsformænd giver her deres bud på, hvordan man løser problemer og sikrer et godt arbejdsmiljø for kirkens medarbejdere.

Bagsværd Sogns menighedsråd
Formand Mogens Kühn Pedersen

Har I oplevet udfordringer med samarbejde og arbejdsmiljø?

Der vil altid være udfordringer på en arbejdsplads. En af de største udfordringer er, at man ikke i tilstrækkelig grad er åben omkring problemer og således for sent får gjort noget ved en problematik.  

Vi havde for en del år siden en præst og en organist, som stødte sammen. Det løste vi netop ved at tale åbent om problemet. Først med parterne hver for sig og dernæst sammen med forslag til en bedre kommunikation.

Hvad gør I, når der opstår problemer?

Vi prioriterer at have en kultur, hvor der er åbenhed og tillid. Som kontaktperson er jeg altid tilgængelig både på sms, mail og telefon.

Jeg har et fortroligt forhold til medarbejderne. De ved, at de kan tale med mig i fortrolighed. Hvis der opstår en konflikt, tager jeg typisk en personlig samtale med parterne hver for sig, og derefter et møde, hvor begge parter er med. Det er tidlig indgriben, hvor det at anerkende, at der er en uoverensstemmelse og vise respekt over for parternes synspunkter, er første skridt.

Lejligheden til at drøfte problemer har vi på et ugentlig stabsmøde, hvor præster og medarbejdere taler om stort og småt og lægger kalender sammen. Af og til deltager jeg for at tale om, hvordan vi kan håndtere en problematik her og nu og for at aftale nye veje for fremtiden. 

Hvad gør I for at sikre et godt arbejdsmiljø?

Den enkelte skal have et godt arbejdsliv. Og her er det vigtigt med gensidig respekt og ligeværd. Vi praktiserer en adfærd, hvor alle lytter og taler direkte til hinanden, og vi hjælpes ad. Det demonstrerer vi i praksis ved at vi alle giver en hånd med, når der er brug for det. Det er uanset hvilken stilling man har i kirken. Vi har ikke skarpe grænser mellem arbejdsopgaverne i de situationer.

Jeg giver medarbejderne et stort ansvar for at finde løsninger. Og eventuelt samarbejder vi om at finde en løsning, alle er trygge ved. Diktat er aldrig en løsning.

Hvad vil I anbefale de sogne, der oplever problemer?

Kontaktpersonen skal være en, som alle på en eller anden måde respekterer og er trygge ved. Det medfører, at man lytter til vedkommende. Menighedsrådet skal ligeledes have tillid til kontaktpersonen og respektere de løsninger, som skabes sammen med medarbejderne. 

Man skal skabe rum for fortrolige, rettidige samtaler. Og så skal man have en forståelse for, at retfærdighedsfølelse hos den enkelte tæller. 

Som kontaktperson skal man regne med, at det kræver tid at håndtere de problemer, der kan opstå. Man skal kunne forstå andre mennesker og aldrig sætte sig selv på en pedestal. Som kontaktperson yder man derimod en service for den enkelte og for fællesskabet. 

Hvide Sande menighedsråd
Formand Jens Nicolai Vejlgaard Christensen
 

Har I oplevet udfordringer med samarbejde og arbejdsmiljø?

Vi har udfordringer, for der vil være situationer, hvor der er divergerende opfattelser. Man kan ikke være enige om alt. Det kan være ting, som medarbejderne kan have et syn på, mens menighedsrådet har et andet syn på det. Og så er man nødt til at bøje sig mod hinanden.

Hvad gør I, når der opstår problemer?

Ethvert stort problem har været lille på et tidspunkt. For os er det meget vigtigt at få taget hånd om det, så det ikke udvikler sig til mere. Vi er meget hurtige til at få snakket om tingene over en kop kaffe. Nogen gange kræver det en kande eller flere.

Det er typisk medarbejderne, der over for kontaktpersonen påpeger et problem. Så sætter vi os ned og finder en løsning, inden det vokser sig til noget, der skal op på et officielt menighedsrådsmøde. 

Det hele handler om god kommunikation. Og om at bøje sig mod hinanden. En løsning vil altid være det muliges kunst.

Hvad gør I for at sikre et godt arbejdsmiljø?

Medarbejderne er med til menighedsrådets julefrokost og den årlige sommertur. Vi sørger for, at vi er ét hold omkring kirken. At vi arbejder for det samme. Det gør, at vi kan mødes som et samlet hold. Det er ikke dem og os.

Hvad vil I anbefale de sogne, der oplever problemer?

Tag problemerne i opløbet. Tag snakken og drik dynger af kaffe. Vær et hold. Bøj jer lidt ind mod hinanden.

Mariehøj Sogns Menighedsråd
Formand Marianne Thompson

Har I oplevet udfordringer med samarbejde og arbejdsmiljø?

På ingen måde i størrelsesorden, vi ser i medierne lige nu. Når jeg ser tilbage, har konflikterne bundet i misforståelser, hvor vi ikke har fået kommunikeret den linje ud, vi har lagt, og så kan det være blevet opfattet som kritik.

Hvad gør I, når der opstår problemer?

Vi har en rigtig god kontaktperson hos os. Det er en kæmpestor post, og det er vigtigt, at det er en, der er interesset i udvikling og arbejde med medarbejdernes personlige og faglige udvikling. En som forstår at lede en arbejdsplads fra distancen. Det er en ledelsesopgave, der er lig opgaven alle andre steder. Det handler om at være tro over for menighedsrådets retning, men få medarbejderne til at arbejde med. Og om at melde tilbage til menighedsrådet, når medarbejdere ser problemer.

Vi lægger vægt på, at man får sagt det højt, når der er noget, man ikke er enig i. Og så handler det om at være tydelig og inddrage medarbejderne.

Hvad gør I for at sikre et godt arbejdsmiljø?

Vi har valgt en kontaktperson, der har fingeren på pulsen med hensyn til ledelseretning og -værdier. Generelt er det rigtig godt, hvis kontaktpersonen stadig er på arbejdsmarkedet.

Vi har ansat en daglig leder, der kan tage en beslutning og tage koordinerende opgaver og dagligdagsopgaver. Vi har uddelegeret opgaver til den daglige leder, så der hvor man før måtte ringe til kontaktperson eller formand, er der nu en, der har det mandat.

Vi forsøger at have respekt for, at det er en arbejdsplads, hvor nogen skal løse en opgave, og hvor der skal være udviklingsmuligheder i jobbet.

Hvad vil I anbefale de sogne, der oplever problemer?

Jeg ved, at jeg taler fra et meget privilegeret sted, og at det kirkelige landskab ser meget forskelligt ud. Men min anbefaling vil være en god kontaktperson og en god daglig leder. 

Ledelse er lyttende og anerkende med det udgangspunkt, at medarbejderne vil det godt. Find ud af, hvilke områder medarbejderne brænder for og lad dem udfolde sig der.

Hav et knap så rigidt syn på de faglige grænser. Det lønner sig at turde lade organisten lege med SoMe, hvis vedkommende har interesse der.

Ribe Domsogns menighedsråd
Formand Tage Rosenstand
 

Har I oplevet udfordringer med samarbejde og arbejdsmiljø?

Vi har været forskånet for meget af den slags. For et par år siden havde vi samarbejdsproblemer mellem nogle kontoransatte. Det bundede formodentligt i en manglede viden om, hvad man hver især sad med, hvilket skabte misstemning af, at nogen vogtede over nogen.

Hvad gør I, når der opstår problemer?

I det konkrete tilfælde mødtes de tre personaleledere fra kirkegårdsforvaltningen, provstiadministrationen og kirkeadministrationen og lagde en plan. Der blev indkaldt til et fællesmøde, hvor de berørte personer var med.

Der blev snakket om, hvad hver især arbejdede med og fastlagt, at man fremadrettet skulle kommunikere mere om hinandens arbejde og fortælle, når man ikke var i huset. Vi opsatte en informationstavle, hvor man kunne plotte ind. Det har vist sig, at problemerne i dag er væk.

Som kontaktperson tager jeg altid en snak med den berørte og spørger, om jeg må gå til den anden part. Aftalerne skal altid være på plads. Så tager vi et møde, hvor begge er til stede. Nogle gange kan en sag jævnes bare ved, at det bliver sat ord på.

Hvad gør I for at sikre et godt arbejdsmiljø?

Vi har nogle helt klare informationsveje. Hvis menighedsrådet har noget at bemærke om en medarbejder, er der kun at gå til kontaktpersonen. Det kan være svært, når man nu står midt i det, men vi prøver på at gå ad de rette veje. Det gælder også, hvis en medarbejder har noget at sige om et medlem.

Vi har medarbejdermøder, hvor jeg mødes med alle personaler. Kontaktpersonen har et fast punkt på menighedsmøderne, hvor man fortæller, hvad der rører sig. Og så har man lokalt hos os et ugentligt møde, hvor præster, kirketjenere, organister og kordegne mødes og taler om ugen, der gik og ugen, der kommer.

For at fremme de gode vibrationer er der julefrokost for kirkens medarbejdere og med års mellemrum udflugt for medarbejderne og menighedsrådet med ægtefæller.

Hvad vil I anbefale de sogne, der oplever problemer?

Man skal have kendskab til hinandens arbejde. Det vil give en større forståelse. 

Personalet skal være så vidt muligt selvstyrende. Det skal være baseret på tillid og ikke kontrolregimente.

At gå til kontaktpersonen, hvis der er nogle ting. Og hvis uvedkommende personer begynder at blande sig, kan man henvise til kontaktpersonerne.

Præstevang Sogns menighedsråd
Formand Annette Dragsdahl

Har I oplevet udfordringer med samarbejde og arbejdsmiljø?

Jeg har for eksempel oplevet, at en medarbejder følte sig meget stresset. Vedkommende arbejdede simpelthen mere, end hun skulle, og her var det vigtigt med en forventningsafstemning, så hun kunne komme til at trives igen.

Hvad gør I, når der opstår problemer?                

Vi har en god kontaktperson. Medarbejderne har selv bedt om, at det blev hende. Vi er en lille gruppe, hvor vi har de løbende snakke.

På et tidspunkt måtte vi involvere vores provst i forbindelse med en byggesag. Der var det helt fint at få en tredjepart ind.

Alle mennesker er forskellige med forskellige grænser og behov, og når man er samlet i en gruppe som et menighedsråd, er der forskellige synspunkter, og det stiller krav. Det er rigtig vigtigt, at man griber fat med det samme.

Hvad gør I for at sikre et godt arbejdsmiljø?

Jeg mener ikke, det er strukturen, der er noget galt med. Der vil altid opstå udfordringer, hvor mennesker er samlet.

Det er vigtigt med et fagligt samarbejde på tværs af provstiet, så der altid er nogen, man kender og lige kan ringe til. Hvis der er få ansatte i kirken, går de typisk alene med deres faglige udfordringer. Vi har også uformelle møder på tværs af sognene som formænd, hvilket jeg tror er meget vigtigt. Mine medarbejdere er meget glade for samarbejdet på tværs af provstiet.

Hvad vil I anbefale de sogne, der oplever problemer?

Find kernen og så få drøftet kernen. Lad det ikke blive personrelateret. Ofte er det et spørgsmål om fordele og ulemper, og hvordan kan vi møde hinanden. Det må ikke blive en personlig kamp.

Vi har haft glæde af forsøgsordningen, hvor man er valgt ind i menighedsrådet for en to-årig periode. Hvis man kan se, at det ikke er noget for en, kan man lettere trække sig, og menighedsrådet består af folk, som meget gerne vil.