§ 1. Forankring
Udvalget er forankret i Aarhus Stiftsråd.
Udvalget er nedsat i henhold til Aarhus Stiftsråds forretningsorden af den 4. februar 2015 § 3, stk. 5, hvorefter stiftsrådet fastlægger stiftets udvalgsstruktur og nedsætter udvalg.
§ 2. Tidsbegrænsning
Udvalget er nedsat for en tidsbegrænset periode på 2 år gældende fra vedtægternes vedtagelse af Aarhus Stiftsråd, eller til der ikke længere er behov for udvalget.
Stiftsrådet kan på stiftsrådsmøde beslutte at forlænge denne periode.
§ 3. Opgaver
Udvalget har til opgave at
• undersøge stiftets og stiftsrådets behov for kommunikation
• udarbejde forslag til kommunikationspolitik
Hvis udvalget vurderer, at en dybdegående undersøgelse af behovet for kommunikation er nødvendig, kan udvalget indstille dette til stiftsrådet.
§ 4. Medlemmer
Udvalget består af indtil 7 medlemmer indstillet af biskoppen eller udvalget og godkendt af stiftsrådet. Biskoppen er herudover medlem.
Udvalget vælger blandt udvalgets medlemmer en formand og en kasserer for et år ad gangen.
To repræsentanter fra stiftsrådet har ret til at deltage i udvalgsarbejdet. Valget af repræsentanten til udvalget er gældende i stiftsrådets funktionsperiode.
Udvalget kan inddrage særligt sagkyndige til at deltage i udvalgets arbejde og kan nedsætte særlige arbejdsgrupper med inddragelse af personer udenfor udvalget til varetagelse af konkrete opgaver.
§ 5. Møder og mødeledelse
Udvalget afholder som udgangspunkt 4 møder årligt. Udvalget kan beslutte at holde flere møder.
Udvalget træffer beslutning om, hvor og hvornår møderne skal holdes.
Formanden udsender dagsorden senest 7 dage før mødets afholdelse og foranlediger, at udvalget udarbejder mødereferater.
Formanden leder udvalgets møder.
§ 6. Økonomi og regnskab
Udvalgets løbende udgifter finansieres af et af stiftsrådet årligt fastsat beløb.
Udvalget skal fremsende særskilte ansøgninger til stiftsrådet om finansiering af større enkeltopgaver og projekter.
Udvalget udarbejder hvert år inden 1. oktober et budget for det kommende års udgifter. Budgettet fremsendes til stiftsadministrationen med henblik på forelæggelse for og godkendelse af stiftsrådet.
Udvalgets regnskabsår følger kalenderåret. Udvalget udarbejder hvert år inden 15. februar et regnskab for det seneste års udgifter. Regnskabet fremsendes til stiftsadministrationen med henblik på forelæggelse og godkendelse af stiftsrådet.
